Privatlivspolitik

Generelt

Som en del af HK Hotel Skagen A/S’ aktiviteter og markedsføring (omtales herefter som “Plesners Badehotel”) behandler vi personoplysninger om vores gæster og besøgende på vores hjemmeside. Vi lægger stor vægt på åbenhed og gennemsigtighed omkring denne behandling. Nedenstående politik forklarer, hvordan Plesners Badehotel behandler de personoplysninger, der indsamles i forbindelse med dit ophold samt din brug af hotellets hjemmeside, herunder www.plesnersbadehotel.dk.

Personoplysninger dækker over alle former for information, der kan henføres til dig. Når du benytter vores hjemmeside, indsamler og behandler vi forskellige oplysninger. Dette sker bl.a. ved almindelige interaktioner som tilmelding til nyhedsbrev, deltagelse i konkurrencer eller undersøgelser, oprettelse som bruger/abonnent eller ved køb og brug af vores services.

Typisk indsamler og behandler vi følgende oplysninger: et unikt ID, tekniske data om din enhed (computer, tablet eller mobiltelefon), IP-adresse, geografisk placering og de sider, du besøger. Hvis du giver eksplicit samtykke og selv indtaster oplysninger, behandler vi desuden navn, telefonnummer, e-mail, adresse og betalingsoplysninger, fx ved login-oprettelse eller køb på hjemmesiden.

Indsamling af personoplysninger

Plesners Badehotel indsamler og behandler personoplysninger om dig i forbindelse med dit besøg på Plesners Badehotel og vores restaurant samt ved brug af vores hjemmeside og ved tilmelding til vores nyhedsbrev. Du vil altid blive informeret i forbindelse med indsamling af dine personoplysninger. Disse personoplysninger vil ofte være navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, fødselsdato, kreditoplysninger samt oplysninger om dit ophold på Plesners Badehotel.

I forbindelse med afvigelsen af oplysninger vil det altid fremgå, om afgivelsen er frivillig eller er nødvendig for gennemførelsen af den ønskede handling, eksempelvis booking af et ophold hos os.

Oplysningerne indsamles som udgangspunkt direkte fra dig, men vi kan også modtage oplysninger fra andre kilder, herunder selvstændige udbydere fra bookingservices, f.eks. booking.com.

Formål med behandling af personoplysninger

Plesners Badehotel behandler personoplysninger med dig med følgende formål:

Med henblik på at gennemføre booking af hotelophold eller restaurantbesøg, behandler vi oplysninger om dig for at 1) behandle din forespørgsel og verificere tilgængelighed, 2) gennemføre bookingen samt 3) sende dig en kvittering.

Vi kan i den forbindelse blandt andet behandle oplysninger om navn, e-mailadresse, telefonnummer, oplysninger om medfølgende gæster samt ankomst- og afrejsedato.

Når du booker ophold eller restaurantbesøg via vores hjemmesider, behandles dine kreditkortoplysninger af vores betalingsudbyder.

Grundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, da personoplysningerne er nødvendige at behandle for at opfylde aftalen med dig. Oplysninger om eventuelt medfølgende gæster behandles på baggrund af vores legitime interesse i at opfylde aftalen med dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Ophold på Plesners Badehotel

Plesners Badehotel behandler og opbevarer oplysninger om dig i forbindelse med dit ophold hos os og tilbyder dig de services, som du måtte have bestilt ved dit ophold hos os. Vores grundlag for denne behandling er opfyldelsen af aftalen om dit ophold, jf. ovenstående.

For alle øvrige services vil vi indsamle og behandle dine oplysninger på baggrund af vores legitime interesse i at give dig den bedst mulige oplevelse under dit ophold hos os på Plesners Badehotel og den bedst mulige service i forbindelse med eventuelle fremtidige ophold, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

I nogle tilfælde er vi forpligtet til at anmode dig om at fremvise dit ID i form af pas eller lignende billeddokumentation. Vi behandler oplysninger på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, da vi er retligt forpligtet til at foretage denne behandling.

Digital Guest

Under dit hotelophold hos os, kan du finde relevant information om opholdet, herunder receptionens åbningstider, WiFi-koden, oplysninger om parkeringsforhold, mv., i vores webbaserede app, Digital Guest.

Hvis du gør brug af Digital Guest, kan vi behandle oplysninger om dit navn, telefonnummer, e-mailadresse, værelsesnummer, dato for ankomst samt oplysninger om dine bestillinger.

Grundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, da behandlingen foretages for at opfylde aftalen med dig om levering af services, der stilles til rådighed i Digital Guest samt vores legitime interesse i at give dig den bedste oplevelse under dit ophold på Plesners Badehotel, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Markedsføring og nyhedsbreve

Hvis vi modtaget dit forudgående samtykke hertil, vil Plesners Badehotel behandle dine personoplysninger til fremsendelse af e-mail og nyhedsbreve fra Plesners Badehotel med blandt andet information nye arrangementer og særpriser på ophold hos Plesners Badehotel. Hvis du på et tidspunkt ikke ønsker at modtage disse e-mails og nyhedsbreve, kan du framelde dig ved at rette henvendelse på info@plesnersbadehotel.dk eller ved at benytte dig af afmeldingslinket i bunden af vores nyhedsbrev. Grundlaget for behandlingen er dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a,

Vi anvender Facebook-pixels til at indsamle data om din adfærd på vores hjemmeside. Formålet med indsamlingen er at målrette vores markedsføring på Facebook for de besøgende, som har besøgt vores hjemmeside, og som samtidig har en Facebook-profil. Tilsvarende gør sig gældende for Instagram og LinkedIn. Denne behandling sker på baggrund af Plesners Badehotel legitime interesse i at kunne vise dig relevante tilbud og nyheder, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Kundehenvendelser og kommunikation

Når du henvender dig til Plesners Badehotel, indsamler og behandler vi de oplysninger som du afgiver med henblik på at behandle din henvendelse. Vi opfordrer dig til ikke at afgive følsomme personoplysninger til os, medmindre de er strengt nødvendige for behandling af din henvendelse. I den forbindelse bør oplysninger alene sendes i en krypteret form, hvis du fremsender disse via e-mail.

Vores grundlag for behandlingen afhænger af karakteren af din henvendelse. Grundlaget vil dog ofte være, at behandlingen er nødvendig forud for indgåelse af aftale, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b eller vores legitime interesse i at håndtere din henvendelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Brug af hjemmeside

Plesners Badehotel har adgang til oplysninger om besøgende på hjemmesiden samt de besøgendes brug af hjemmesiden og dennes funktioner.

Når du har besøgt Plesners Badehotels hjemmeside, indsamler vi følgende oplysninger om dig:

• De sider du har besøgt, hvornår og hvor længe
• Brugeradfærd
• Browsertype
• IP-adresse

Denne information bruges til at opnå kendskab til brugernes anvendelse af hjemmesiden samt forbedre hjemmesiden. Vi bruger derudover data om alle vores brugeres navigation for at forstå, hvordan vores brugere som en samlet gruppe anvender hjemmesiden, og forsøger på denne baggrund at gøre hjemmesiden bedre. Vi kan ikke se, hvor du kommer fra eller surfer hen på internettet, når du forlader vores site. Derudover indsamler vi information om, hvilke produkter vores brugere, som en samlet gruppe, fortrækker. Denne information bruges også til at forbedre hjemmesiden.

De indsamlede personoplysninger behandles på grundlag af Plesners Badehotels legitime interesse i at forfølge ovennævnte formål, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Rekruttering

Hvis du sender en ansøgning til Plesners Badehotel via vores hjemmeside, indsamler vi de personoplysninger om dig, som du oplyser i forbindelse med fremsendelse af din ansøgning, CV og eventuelle bilag mv. med henblik på at evaluere din ansøgning.

Grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger er din ansøgning om indgåelse af en ansættelseskontrakt med Plesners Badehotel, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, og vores legitime interesse i at behandle de personoplysninger, du selv har givet os, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi anbefaler, at din ansøgning ikke indeholder følsomme personoplysninger, som fx personoplysninger, der afslører racemæssig eller etnisk baggrund, religion, fagforeningsmedlemskab, seksualitet, helbredsoplysninger mv.

Du vil modtage yderligere information om vores behandling af dine personoplysninger under selve ansættelsesprocessen.

Andre formål
Udover ovenstående formål kan Plesners Badehotel ligeledes behandle dine personoplysninger med henblik på at opfylde lovkrav, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c eller for at fastlægge, udøve eller forsvare retskrav, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og artikel 9, stk. 2, litra f.

Deling og videregivelse af personoplysninger

Data om din brug af websitet, hvilke annoncer du modtager og evt. klikker på, geografisk placering, køn og alderssegment m.v. videregives til tredjeparter i det omfang oplysningerne er kendt, og såfremt vi benytter os af tredjeparter. Du kan se hvilke tredjeparter, der er tale om, i afsnittet om Cookies ovenfor. Oplysningerne bliver anvendt til målrettet annoncering.

Plesners Badehotel overlader i visse tilfælde dine personoplysninger til Plesners Badehotels leverandører, som leverer ydelser på Plesners Badehotels vegne, f.eks. i forbindelse med leverance af bookingsystem, Digital Guest-løsningen, udsendelse af nyhedsbrev, kundetilfredshedsundersøgelser og rekrutteringsløsning. Disse leverandører og tredjeparter behandler alene personoplysninger på Plesners Badehotels vegne og i overensstemmelse med Plesners Badehotels instruks og kan således ikke behandle personoplysninger til egne formål.

Under visse omstændigheder og ifølge lovgivningen kan det være nødvendigt at videregive personoplysninger til myndighederne, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. Videregivelse kan desuden ske, hvis det er nødvendigt for opfyldelse af en aftale, som du er part i, fx i forbindelse med bestilling af en rejse. Vi kan også videregive dine personoplysninger for at etablere, udøve eller forsvare vores juridiske rettigheder, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og artikel 9, stk. 2, litra f. Vi kan derudover også videregive dine personoplysninger til eksterne revisorer for at overholde vores revisionspligt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Links til andre websites mv.

Vores hjemmeside kan indeholde links til andre websites eller til integrerede websites. Vi er ikke ansvarlige for indholdet af andre selskabers websites eller deres praksis i forbindelse med indsamling af personoplysninger. Når du besøger andre websites, opfordres du til at læse indehaverens politik med hensyn til beskyttelse af personoplysninger samt andre relevante politikker.

Periode for opbevaring

Plesners Badehotel sikrer den nødvendige ajourføring af de opbevarede oplysninger, så personoplysningerne til enhver tid er korrekte.

Dine personoplysninger vil blive slettet, når det ikke længere er nødvendigt for Plesners Badehotel at behandle eller opbevare dem til brug for ovenstående formål eller på grundlag af andet legitimt formål.

De personoplysninger, som vi har registreret om dig i forbindelse med besøg i vores restaurant, opbevarer vi indtil 380 dage fra seneste besøg. Gæste oplysninger indsamlet i forbindelse med booking og ophold på Plesners Badehotel hoteller vil blive opbevaret indtil 380 dage fra seneste ophold. Oplysninger i Digital Guest-løsningen slettes dog 7 dage efter endt ophold. Opbevaringsperioderne er fastsat på baggrund af vores legitime interesse i at kunne yde kundeservice og håndtere eventuelle retskrav.

Dokumentation for dit markedsføringsretlige samtykke opbevares i 2 år, fra du har tilbagekaldt dit samtykke til at modtage direkte markedsføringsmateriale. Opbevaringsperioden er fastsat på baggrund af Plesners Badehotels legitime interesse i at kunne dokumentere, at direkte markedsføring er sket i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Personoplysninger, der indgår i bogføringsmateriale, opbevares i 5 år + 6 måneder fra regnskabsårets udløb, hvorefter oplysningerne slettes. Opbevaringsperioden er fastsat på baggrund af opbevaringskravene i bogføringslovens § 10 og sker derfor med henblik på at overholde gældende lovgivning.

Personoplysninger indsamlet i forbindelse med rekruttering opbevares under ansættelsesproceduren. Hvis vi ikke kan tilbyde dig en stilling, opbevarer vi din ansøgning, CV og eventuelle bilag i en periode på 6 måneder efter vores afslag, medmindre du har givet dit samtykke til længere tids opbevaring.

Oplysningerne kan dog blive opbevaret i en længere periode end angivet ovenfor, hvis det er påkrævet i henhold til lovgivningen, eller hvis det er nødvendigt for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Oplysningerne kan ligeledes blive opbevaret længere i anonymiseret form, dvs. i en form, hvor det ikke længere vil være muligt at relatere oplysningerne til dig.

Sikkerhed

Vi behandler dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder persondataforordningen og databeskyttelsesloven.
Dine oplysninger vil alene blive anvendt til det formål, de er indsamlet til og vil blive slettet, når dette formål er opfyldt eller ikke længere er relevant.

Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

Indsigt og klager

Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger, vi behandler om dig i et almindeligt format (dataportabilitet). Du kan desuden til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysningerne anvendes. Du kan også tilbagekalde dit samtykke til, at der bliver behandlet oplysninger om dig. Hvis de oplysninger, der behandles om dig, er forkerte har du ret til, at de bliver rettet eller slettet. Henvendelse herom kan ske til: info@plesnersbadehotel.dk. Ønsker du ikke længere, at vi skal behandle dine personoplysninger, eller at vi skal begrænse behandlingen af dine personoplysninger, kan du også sende os en anmodning herom til ovennævnte e-mailadresse. Tilbagekaldelse af samtykke til vores nyhedsbrev kan også ske via afmeldingslinket i nyhedsbrevet.

Hvis du vil klage over vores behandling af dine personoplysninger, har du også mulighed for at tage kontakt til Datatilsynet.

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk