Retningslinjer for personvern

Generelt

Som en del av HK Hotel Skagen A/S' aktiviteter og markedsføring (heretter kalt "Plesners Badehotel") behandler vi personopplysninger om våre gjester og besøkende på våre nettsider. Vi legger stor vekt på åpenhet og gjennomsiktighet i forbindelse med denne behandlingen. I retningslinjene nedenfor forklarer vi hvordan Plesners Badehotel behandler personopplysninger som samles inn i forbindelse med ditt opphold og din bruk av hotellets nettside, herunder www.plesnersbadehotel.dk.

Personopplysninger omfatter alle typer informasjon som kan knyttes til deg. Når du bruker nettstedet vårt, samler vi inn og behandler ulike opplysninger. Dette skjer blant annet ved vanlig interaksjon, for eksempel når du melder deg på nyhetsbrev, deltar i konkurranser eller undersøkelser, registrerer deg som bruker/abonnent eller ved kjøp og bruk av tjenestene våre.

Vi samler inn og behandler vanligvis følgende opplysninger: en unik ID, tekniske data om enheten din (datamaskin, nettbrett eller mobiltelefon), IP-adresse, geografisk plassering og hvilke sider du besøker. Hvis du gir ditt uttrykkelige samtykke og selv legger inn opplysninger, behandler vi også navn, telefonnummer, e-postadresse, adresse og betalingsinformasjon, f.eks. når du oppretter en innlogging eller kjøper noe på nettstedet.

Innsamling av personopplysninger

Plesners Badehotel samler inn og behandler personopplysninger om deg i forbindelse med ditt besøk på Plesners Badehotel og i restauranten vår, samt når du bruker nettsiden vår og melder deg på vårt nyhetsbrev. Du vil alltid bli informert i forbindelse med innsamling av dine personopplysninger. Disse personopplysningene vil ofte være navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, fødselsdato, kredittopplysninger og informasjon om ditt opphold på Plesners Badehotel.

I forbindelse med avvik av opplysninger vil det alltid fremgå om det er frivillig å oppgi opplysningene eller om det er nødvendig for å gjennomføre den forespurte handlingen, for eksempel å bestille et opphold hos oss.

Informasjonen innhentes vanligvis direkte fra deg, men vi kan også motta informasjon fra andre kilder, inkludert uavhengige leverandører av bookingtjenester som booking.com.

Formålet med behandlingen av personopplysninger

Plesners Badehotel behandler personopplysninger om deg for følgende formål:

For å kunne gjennomføre bestillingen av hotellopphold eller restaurantbesøk behandler vi opplysninger om deg for å 1) behandle forespørselen din og bekrefte tilgjengelighet, 2) gjennomføre bestillingen og 3) sende deg en kvittering.

Vi kan behandle opplysninger som navn, e-postadresse, telefonnummer, informasjon om medfølgende gjester og ankomst- og avreisedatoer.

Når du bestiller overnatting eller restaurantbesøk via nettsidene våre, behandles kredittkortopplysningene dine av betalingsleverandøren vår.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, da personopplysningene er nødvendige for å oppfylle avtalen med deg. Opplysninger om eventuelle medfølgende gjester behandles på grunnlag av vår berettigede interesse i å oppfylle avtalen med deg, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Bo på Plesners Badehotel

Plesners Badehotel behandler og lagrer opplysninger om deg i forbindelse med ditt opphold hos oss og tilbyr deg de tjenester som du eventuelt har bestilt under ditt opphold hos oss. Vårt grunnlag for denne behandlingen er oppfyllelse av avtalen om ditt opphold, jf. ovenfor.

For alle andre tjenester vil vi samle inn og behandle opplysningene dine basert på vår berettigede interesse i å gi deg en best mulig opplevelse under ditt opphold hos oss på Plesners Badehotel og best mulig service i forbindelse med eventuelle fremtidige opphold, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

I noen tilfeller må vi be deg om å fremvise legitimasjon i form av pass eller lignende dokumentasjon med bilde. Vi behandler opplysninger på grunnlag av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, ettersom vi er rettslig forpliktet til å utføre denne behandlingen.

Digital gjest

Under ditt hotellopphold hos oss kan du finne relevant informasjon om oppholdet ditt, inkludert åpningstider i resepsjonen, WiFi-kode, parkeringsinformasjon osv. i vår nettbaserte app, Digital Guest.

Hvis du bruker Digital Guest, kan vi behandle opplysninger om navn, telefonnummer, e-postadresse, romnummer, ankomstdato og informasjon om bestillingene dine.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, da behandlingen utføres for å oppfylle avtalen med deg om levering av tjenester som er gjort tilgjengelig i Digital Guest og vår berettigede interesse i å gi deg den beste opplevelsen under ditt opphold på Plesners Badehotel, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Markedsføring og nyhetsbrev

Dersom vi har fått ditt forhåndssamtykke, vil Plesners Badehotel behandle dine personopplysninger for å sende deg e-post og nyhetsbrev fra Plesners Badehotel med blant annet informasjon om nye arrangementer og spesialpriser på opphold på Plesners Badehotel. Hvis du ikke ønsker å motta disse e-postene og nyhetsbrevene, kan du når som helst melde deg av ved å kontakte info@plesnersbadehotel.dk eller ved å bruke avmeldingslenken nederst i nyhetsbrevet vårt. Behandlingsgrunnlaget er ditt samtykke, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a),

Vi bruker Facebook-piksler for å samle inn data om din atferd på nettstedet vårt. Formålet med innsamlingen er å målrette markedsføringen vår på Facebook til besøkende som har besøkt nettstedet vårt og som også har en Facebook-profil. Det samme gjelder Instagram og LinkedIn. Behandlingen er basert på Plesners Badehotels berettigede interesse i å kunne vise deg relevante tilbud og nyheter, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Kundehenvendelser og kommunikasjon

Når du kontakter Plesners Badehotel, samler vi inn og behandler de opplysningene du oppgir for å kunne behandle din henvendelse. Vi oppfordrer deg til ikke å gi oss sensitive personopplysninger med mindre det er strengt nødvendig for å behandle henvendelsen din. I den forbindelse bør opplysningene kun sendes i kryptert form dersom du sender dem via e-post.

Vårt behandlingsgrunnlag avhenger av hva henvendelsen din gjelder. Grunnlaget vil imidlertid ofte være at behandlingen er nødvendig for å inngå en avtale, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, eller vår berettigede interesse i å behandle henvendelsen din, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Bruke nettstedet

Plesners Badehotel har tilgang til informasjon om besøkende på nettstedet og de besøkendes bruk av nettstedet og dets funksjoner.

Når du har besøkt Plesners Badehotels nettsider, samler vi inn følgende informasjon om deg:

• Hvilke sider du har besøkt, når og hvor lenge
• Brukeratferd
• Type nettleser
• IP-adresse

Denne informasjonen brukes til å forstå hvordan brukerne bruker nettstedet og til å forbedre nettstedet. Vi bruker også data om alle våre brukeres navigasjon for å forstå hvordan brukerne våre som gruppe bruker nettstedet, og prøver å forbedre nettstedet på grunnlag av dette. Vi kan ikke se hvor du kommer fra eller hvor du surfer på Internett når du forlater nettstedet vårt. I tillegg samler vi inn informasjon om hvilke produkter brukerne våre, som en samlet gruppe, foretrekker. Denne informasjonen brukes også til å forbedre nettstedet.

Personopplysningene som samles inn behandles på grunnlag av Plesners Badehotels berettigede interesse i å forfølge ovennevnte formål, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Rekruttering

Hvis du sender en søknad til Plesners Badehotel via våre nettsider, samler vi inn de personopplysningene om deg som du oppgir i forbindelse med innsending av søknad, CV og eventuelle vedlegg etc. for å kunne vurdere søknaden din.

Grunnlaget for vår behandling av dine personopplysninger er din søknad om å inngå en arbeidsavtale med Plesners Badehotel, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b), og vår berettigede interesse i å behandle personopplysningene du har gitt oss, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

Vi anbefaler at søknaden din ikke inneholder sensitive personopplysninger, for eksempel personopplysninger som avslører rasemessig eller etnisk bakgrunn, religion, fagforeningsmedlemskap, seksualitet, helseopplysninger osv.

Du vil motta mer informasjon om vår behandling av personopplysningene dine i løpet av rekrutteringsprosessen.

Andre formål
I tillegg til de ovennevnte formålene kan Plesners Badehotel også behandle personopplysningene dine for å oppfylle rettslige krav, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c), eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f) og artikkel 9 nr. 2 bokstav f).

Deling og utlevering av personopplysninger

Opplysninger om din bruk av nettstedet, hvilke annonser du mottar og eventuelt klikker på, geografisk plassering, kjønn og alderssegment m.m. utleveres til tredjeparter i den grad opplysningene er kjent og dersom vi benytter oss av tredjeparter. Du kan se hvilke tredjeparter som er involvert i avsnittet om informasjonskapsler ovenfor. Opplysningene brukes til målrettet annonsering.

Plesners Badehotel kan i noen tilfeller utlevere dine personopplysninger til Plesners Badehotels leverandører som leverer tjenester på vegne av Plesners Badehotel, f.eks. i forbindelse med levering av bookingsystemet, Digital Guest-løsningen, nyhetsbrev, kundetilfredshetsundersøkelser og rekrutteringsløsninger. Disse leverandørene og tredjepartene behandler kun personopplysninger på vegne av Plesners Badehotel og i henhold til Plesners Badehotels instruks, og kan ikke behandle personopplysninger for egne formål.

Under visse omstendigheter og i henhold til lov kan det være nødvendig å utlevere personopplysninger til myndighetene, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c. Utlevering kan også skje dersom det er nødvendig for å oppfylle en avtale som du er part i, for eksempel i forbindelse med bestilling av en reise. Vi kan også utlevere personopplysningene dine for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare våre juridiske rettigheter, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f og artikkel 9 nr. 2 bokstav f. Vi kan også utlevere personopplysningene dine til eksterne revisorer for å oppfylle vår revisjonsforpliktelse, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Lenker til andre nettsteder osv.

Nettstedet vårt kan inneholde lenker til andre nettsteder eller til integrerte nettsteder. Vi er ikke ansvarlige for innholdet på andre selskapers nettsteder eller deres praksis for innsamling av personopplysninger. Når du besøker andre nettsteder, oppfordres du til å lese personvernerklæringen til eieren og andre relevante retningslinjer.

Lagringsperiode

Plesners Badehotel sørger for nødvendig oppdatering av de lagrede opplysningene, slik at personopplysningene til enhver tid er korrekte.

Personopplysningene dine vil bli slettet når det ikke lenger er nødvendig for Plesners Badehotel å behandle eller lagre dem for ovennevnte formål eller på grunnlag av et annet legitimt formål.

Personopplysningene vi har registrert om deg i forbindelse med besøk i restauranten vår vil bli lagret inntil 380 dager fra siste besøk. Gjestedata som samles inn i forbindelse med bestillinger og opphold på Plesners Badehotel vil bli lagret inntil 380 dager fra siste opphold. Opplysninger i Digital Guest-løsningen slettes imidlertid 7 dager etter endt opphold. Lagringsperiodene er basert på vår berettigede interesse i å yte kundeservice og håndtere eventuelle rettslige krav.

Dokumentasjon av ditt samtykke til markedsføring vil bli lagret i 2 år fra det tidspunktet du har trukket tilbake ditt samtykke til å motta direkte markedsføring. Lagringsperioden er basert på Plesners Badehotels berettigede interesse i å kunne dokumentere at direkte markedsføring har funnet sted i henhold til gjeldende lovgivning.

Personopplysninger som inngår i regnskapsmaterialet lagres i 5 år + 6 måneder fra regnskapsårets slutt, deretter slettes opplysningene. Lagringsperioden er basert på oppbevaringskravene i bokføringsloven § 10 og er derfor gjort for å overholde gjeldende lovgivning.

Personopplysninger som samles inn i forbindelse med rekruttering lagres under rekrutteringsprosessen. Hvis vi ikke kan tilby deg en stilling, vil vi lagre søknaden din, CV-en og eventuelle vedlegg i en periode på 6 måneder etter avslaget, med mindre du har gitt samtykke til lengre lagring.

Opplysningene kan imidlertid lagres i en lengre periode enn det som er angitt ovenfor, hvis det er påkrevd ved lov eller hvis det er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav. Opplysningene kan også lagres lenger i anonymisert form, dvs. i en form der det ikke lenger vil være mulig å knytte opplysningene til deg.

Trygghet og sikkerhet

Vi behandler personopplysningene dine på en sikker og konfidensiell måte i samsvar med gjeldende lovgivning, herunder personopplysningsloven og personopplysningsforskriften.
Opplysningene dine vil kun bli brukt til det formålet de ble samlet inn for, og vil bli slettet når dette formålet er oppfylt eller ikke lenger er relevant.

Vi har iverksatt tekniske og organisatoriske tiltak for å hindre at opplysningene dine utilsiktet eller ulovlig slettes, publiseres, går tapt, forringes eller utleveres til uvedkommende, misbrukes eller på annen måte behandles i strid med loven.

Innsikt og klager

Du har rett til å få vite hvilke personopplysninger vi behandler om deg i et felles format (dataportabilitet). Du kan også når som helst protestere mot bruken av opplysningene dine. Du kan også trekke tilbake ditt samtykke til behandling av opplysningene dine. Hvis opplysningene som behandles om deg er uriktige, har du rett til å få dem rettet eller slettet. Henvendelse om dette kan gjøres til: info@plesnersbadehotel.dk. Hvis du ikke lenger ønsker at vi skal behandle personopplysningene dine, eller hvis du ønsker at vi skal begrense behandlingen av personopplysningene dine, kan du også sende oss en forespørsel til e-postadressen som er nevnt ovenfor. Tilbaketrekking av samtykke til vårt nyhetsbrev kan også gjøres via avmeldingslenken i nyhetsbrevet.

Hvis du ønsker å klage på vår behandling av personopplysningene dine, har du også mulighet til å kontakte Datatilsynet.

Datatilsynet i Danmark
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby, Danmark
Telefon: +45 33 19 32 32 00
E-post: dt@datatilsynet.dk